La riconciliazione bancaria effettuata con Excel è un’attività piuttosto laboriosa, soprattutto quando il numero di movimenti da confrontare è elevato.

In genere, la soluzione più efficace consiste nell’effettuare la riconciliazione in due persone, oppure nel disporre di due monitor, in modo da visualizzare contemporaneamente:

• il file Excel con i movimenti forniti dalla banca;
• il file Excel della contabilità interna.

Quando invece si lavora da soli con un solo monitor, l’unica soluzione praticabile è sovrapporre i due file Excel, riducendo le finestre per poterle confrontare visivamente.

Spunta dei movimenti

Una volta predisposti i file, può iniziare la cosiddetta “spunta” dei movimenti, ossia il confronto puntuale tra le operazioni bancarie e quelle contabili effettuato solitamente in uno dei seguenti modi:

• colorando le celle degli importi già riconciliati;
• aggiungendo una nuova colonna in entrambi i file, in cui inserire una X oppure un numero di riferimento che identifichi i movimenti corrispondenti.

L’uso di un numero identificativo è generalmente preferibile, perché consente una migliore tracciabilità dei controlli effettuati.

Individuazione dei movimenti non riconciliati

Terminata la spunta, è necessario evidenziare i movimenti che non trovano corrispondenza e riportare tutto in un apposito Documento di Riconciliazione, che serve a:

• dimostrare l’avvenuta riconciliazione;
• agevolare le riconciliazioni dei periodi successivi.

Lo schema generalmente adottato per il Documento di Riconciliazione è il seguente:

Riconciliazione IBAN XXXX alla data GG/MM/AAAA

SEZIONE BANCA

Saldo originale della Banca

Documenti registrati dalla Banca e non dalla Contabilità (- entrate e + uscite)

Saldo rettificato della Banca

SEZIONE CONTABILITA’

Saldo originale della Contabilità

Documenti registrati dalla Contabilità e non dalla Banca (- entrate e + uscite)

Saldo rettificato della Contabilità

Se la riconciliazione è stata eseguita correttamente, il saldo rettificato della banca deve coincidere con quello della contabilità.

Quando i saldi non coincidono

Se i due saldi finali risultano diversi, iniziano le difficoltà.

Alcuni controlli tipici per provare ad individuare immediatamente gli eventuali errori di spunta sono:

• se la differenza è di pochi centesimi, si verificano le cifre decimali;
• se la differenza è un numero la cui somma delle cifre che compongono la differenza è 9 o un suo multiplo, è probabile che si tratti di un’inversione di cifre.

Questi accorgimenti non sempre sono sufficienti.

Quando i movimenti sono numerosi, l’errore umano è sempre possibile, anche lavorando in due: è sufficiente una piccola distrazione per compromettere l’intera riconciliazione e non rimane che ricominciare da capo e sperare che la seconda volta vada bene.

Il vero problema della spunta manuale

Nel caso in cui si utilizzi solo una spunta generica (ad esempio una X), non è più possibile sapere quali movimenti siano stati abbinati tra loro.

Ma anche utilizzando un numero di riferimento, spesso è comunque necessario ricontrollare tutto da capo per scoprire dove si trova l’errore.

Questo comporta:

• ore di lavoro;
• ripetizioni inutili;
• elevato rischio di ulteriori errori.

CONCLUSIONE

La riconciliazione bancaria effettuata manualmente con Excel richiede molto tempo, grande attenzione e numerosi controlli ripetitivi.

Per questo motivo è decisamente più efficiente affidarsi a strumenti dedicati, come QuadraBanca, che consentono di automatizzare il processo, riducendo tempi, costi ed errori.