Effettuare la riconciliazione bancaria manualmente è un’attività veramente molto laboriosa. Il processo consiste nello stampare l’estratto conto bancario e confrontarlo con la stampa della relativa scheda contabile, riferita allo stesso periodo temporale, spuntando uno ad uno i movimenti che risultano corrispondenti.

L’uso di un numero identificativo è generalmente preferibile, perché consente una migliore tracciabilità dei controlli effettuati.

Individuazione dei movimenti non riconciliati

Terminata la spunta, è necessario evidenziare i movimenti che non trovano corrispondenza e riportare tutto in un apposito Documento di Riconciliazione, che serve a:

• dimostrare l’avvenuta riconcililazione;
• agevolare le riconciliazioni dei periodi successivi.

Lo schema generalmente adottato per il Documento di Riconciliazione è il seguente:

Riconciliazione IBAN XXXX alla data GG/MM/AAAA

SEZIONE BANCA

Saldo originale della Banca

Documenti registrati dalla Banca e non dalla Contabilità (- entrate e + uscite)

Saldo rettificato della Banca

SEZIONE CONTABILITA’

Saldo originale della Contabilità

Documenti registrati dalla Contabilità e non dalla Banca (- entrate e + uscite)

Saldo rettificato della Contabilità

Se la riconciliazione è stata effettuata correttamente, il saldo rettificato della banca e il saldo rettificato della contabilità devono coincidere.

Quando i saldi non coincidono

Se i due saldi finali risultano diversi, iniziano le difficoltà.

Alcuni controlli tipici per provare ad individuare immediatamente gli eventuali errori di spunta sono:

• se la differenza è di pochi centesimi, si verificano le cifre decimali;
• se la differenza è un numero la cui somma delle cifre che compongono la differenza è 9 o un suo multiplo, è probabile che si tratti di un’inversione di cifre.

Questi accorgimenti non sempre sono sufficienti.

Quando il numero dei movimenti è elevato, è molto facile commettere errori anche se la verifica viene svolta da più persone. Basta infatti una minima distrazione perché un movimento venga spuntato in modo errato e non rimane che ricominciare da capo e sperare che la seconda volta vada bene.

Il vero problema della spunta manuale

Una spunta manuale non consente di sapere con certezza quale movimento bancario sia stato riconciliato con quale movimento contabile, a meno di non numerare manualmente ogni corrispondenza. Anche in questo caso, però, il controllo rimane lungo e complesso.

CONCLUSIONE

La riconciliazione manuale richiede diverse ore di lavoro, in funzione del numero dei movimenti da analizzare, con un conseguente aumento dei costi operativi.

È possibile risparmiare tempo e risorse evitando la riconciliazione bancaria manuale e utilizzando QuadraBanca, una soluzione progettata per automatizzare e semplificare il processo.